Proces funkcjonowania i rozwój organizacji jest wynikiem świadomego działania menedżera, wytyczania przez niego celów i zadań, wyszukiwania sposobów ich realizacji i egzekwowania ich wykonawstwa. Kierownictwo musi stale przewidywać i oceniać przyszłe wydarzenia w organizacji, oczekiwać je i umieć je wykorzystać dla wyznaczonych celów. Musi też przygotować różne warianty postępowania na różne ewentualności, zmieniać, unowocześniać i wprowadzać lepsze rozwiązania. Można zatem powiedzieć, że warunkiem skutecznego kierowania organizacją jest decydowanie, czyli podejmowanie decyzji przez menedżera.
Istota decydowania polega głównie na tym, że menedżer mając świadomość wyboru działania powinien postanowić co i dlaczego wybiera i jakie mogą być tego przewidywane skutki. Wyborów takich menedżer musi dokonywać stale, przeto decydowanie staje się głównym ogniwem w kierowaniu organizacją, w sposób zasadniczy, warunkujący sprawność jej funkcjonowania i rozwój.
Podjęcie decyzji (czyli wybór jednego działania z określonej ilości działań możliwych w danym momencie) jest procesem wartościowania, badania relacji między różnymi rozwiązaniami i dokonania wyboru tego z nich, któremu kierownik przypisze najwyższą użyteczność.
Ponadto podejmowanie decyzji jest to proces polegający na świadomym ustalania kierunków i sposobów działania na podstawie ustalonych celów, posiadanych informacji, aby tym sposobem zapewnić organizacji jej sprawne funkcjonowanie.
Decyzje podejmują ludzie – tj. menedżerowie i ewentualnie jego zespół, którzy przecież są omylni. Nawet najlepsza decyzja jest narażona na ryzyko niepowodzenia, a już na pewno jest wielce prawdopodobne, że w trakcje jej realizacji napotka się na jakieś przeszkody. Dlatego niezbędne jest przy jej podejmowaniu konfrontowanie biegu wydarzeń z oczekiwaniami.
Menedżerowie muszą kontrolować czy realizacja decyzji przebiega prawidłowo, czy założenia na które oparto decyzję, są nadal słuszne, czy może zdezaktualizowały się i wobec tego wymagają przemyślenia wszystkiego na nowo, czy może przyjęty wariant powinien być realizowany w inny sposób.
Skuteczna decyzja jest gotowa do podjęcia, gdy zostały przemyślane wymagania, zbadane alternatywy, skalkulowane ryzyko i korzyści oraz gdy jest jasne, jaki przyjąć tryb działania. Na tym etapie wymaga się od menedżerów szczególnej odwagi, rozsądku i zdecydowania, gdyż ten kto podejmuje skuteczne decyzje – nie może za długo zwlekać, bo z każdym dniem, tygodniem decyzja traci swój sens.
W świetle psychologicznej teorii podejmowania decyzji – skuteczna decyzja może być trafna gdy osoba ją podejmująca – menedżer – spełni następujące warunki:
- stworzy pełną reprezentację sytuacji decyzyjnej, oceni jej zgodność z rzeczywistością i nadrzędny cel decyzji;
- określi zbiór wariantów działania i sprawdzi go pod względem kompletności i niesprzeczności;
- dokona oceny wariantów działania – otrzymując zestaw ocen;
- dokona wyboru właściwej reguły decyzyjnej, aby dokonać połączenia uzyskanych ocen w syntetyczną decyzję;
- określi w jaki sposób podejmowana decyzja zmienia stopień swobody wyboru dla przyszłych decyzji;
- podejmie decyzję w trafnym momencie czasowym – biorąc pod uwagę sprawnościowy sens i okazję do działania.