1. W procesie komunikowania się przełożeni powinni kreować środowisko sprzyjające grupowemu rozwiązywaniu problemów. Prowadzą do tego określone działania:
motywowanie- członkowie grupy muszą odczuwać chęć i potrzebę uczestniczenia w jej pracy, muszą mieć przekonanie, że spotkanie jest celowe i konieczne.
wybór właściwego miejsca- spotkania i odpowiedni sposób aranżacji wnętrza:
- dbałość o odpowiedni stopień spoistości grupy;
- wprowadzanie i utrwalanie norm
- posługiwanie się najbardziej efektywną w danej sytuacji siecią komunikowania się
- wybór właściwej metody podejmowania decyzji
2. Kolejnym warunkiem jest przygotowanie terminowego planu działania dla grupy.
Każdy członek grupy powinien odpowiednio wcześniej przed właściwym spotkaniem otrzymać komplet materiałów, zawierających informacje na temat przedmiotu i celu spotkania, tematów, które będą na nim poruszane, osób, które szczególnie starannie powinny się do nich przygotować itd. Jednocześnie kierownik powinien przygotować dla siebie szczegółowy plan, zgodnie z którym będzie prowadził spotkanie. Jeśli temat spotkania jest kontrowersyjny i może wywołać duże różnice zdań, to kierownik jeszcze przed spotkaniem powinien zapewnić sobie poparcie osób cieszących się dużym autorytetem.
3. Przełożony powinien także dostosować własny styl przywództwa do konkretnej sytuacji i charakteru grupy. We właściwych do sytuacji proporcjach, powinien zatem:
- wspierać podwładnych i wzbudzać w nich poczucie własnej wartości
- ułatwiać wzajemne oddziaływania i zachęcać członków grupy do utrzymywania bliskich kontaktów
- kłaść nacisk na cele, tzn. umiejętnie wzbudzać pożądany poziom zainteresowania osiąganiem wysokich wyników
- ułatwiać pracę wyjaśniać wątpliwości, sterować pracą, pozyskiwać zasoby, planować, określać i rozdzielać zadania, koordynować itd.
4. Przełożony powinien sobie uświadomić i określić role niezbędne dla sprawnego funkcjonowania grupy. Część z nich powinien przypisać sobie, a pozostałe w sposób naturalny lub narzucony powinni przyjąć członkowie grupy. Kierownik powinien liczyć się z tym, że niektórzy podwładni mogą spełniać role obniżające skuteczność pracy grupy.
5. Ważna jest również umiejętność wykorzystywania konfliktów przez kierownika. Konflikty przynoszą przecież nie tylko negatywne, ale i pozytywne skutki. Otóż uczestnicy zmuszeni zostają do jasnego i precyzyjnego określania swoich stanowisk, stałego analizowania własnych punktów widzenia, utrzymania wysokiego poziomu uwagi i zainteresowania wypowiedziami . innych osób, uczenia się tolerancji. Poza tym pewien poziom pobudzenia emocjonalnego, tak typowy dla sytuacji konfliktowych, sprzyja oryginalności pomysłów rozwiązania danego problemu.
6. Kolejnym warunkiem zwiększenia komunikacyjnej sprawności grupy jest zastosowanie przez menadżera technik efektywnego interpersonalnego komunikowania się. Część z nich opiera się na założeniu, że skuteczne komunikowanie się z innymi ludźmi wymaga dopasowania się do ich werbalnych i niewerbalnych zachowań. Do technik tych zalicza się:[1]
ODZWIERCIEDLANIE NIEWERBALNE – technika ta polega na upodobnieniu własnych zachowań, do niektórych zachowań niewerbalnych członków grup. Jest jedno ale nikt ma nie wiedzieć, że ich zachowanie jest odzwierciedlane, naśladowane. Odzwierciedlanie może obejmować postawę ciała, specyficzne gesty, rytm oddychanie oraz ton głosu i tempo mówienia.
DOPASOWYWANIE WERBALNE- polega na upodobnieniu własnego języka do niektórych elementów języka podwładnych. Zabieg taki jest zgodny z jedną z zasad skutecznego porozumiewania się, w myśl której z ludźmi należy rozmawiać ich własnym językiem.
TECHNIKA SKUTECZNEJ ARGUMENTACJI- jej stosowanie przez przełożonego uczy członków grupy, iż najważniejsze w procesie rozwiązywania problemów i podejmowania decyzji jest przekonanie, a nie pokonanie innych członków grupy.
STOSOWANIE METAFOR I CYTATÓW- za pomocą przenośni lub porównani można dostarczyć podwładnym ważnych wskazówek, zmieniających niekiedy sposób ich myślenia. Cytaty z kolei zwiększają ważność i wiarygodność wypowiedzi.
TECHNIKA RESPEKTOWANIA HIERARCHII WARTOŚCI PODWŁADNYCH.
TECHNIKA ZDOBYWANIA SYMPATII – jej rola wynika z faktu, że ludzie chętnie i skutecznie komunikują się z osobami, do których odczuwają, sympatię.
TECHNIKA SYSTEMATYZOWANIA DYSKUSJI-i permanentnego odwoływania się do podstawowego celu, który musi być osiągnięty.
TECHNIKA SKUTECZNEGO SŁUCHANIA-pozwala na właściwe zrozumienie członków grupy. Ponadto wysłuchanie podwładnego i upewnienie go, że został, właściwie zrozumiany, dostarcza mu satysfakcji. Słuchanie może być również skuteczną techniką radzenia sobie z negatywnymi emocjami członków grupy.
Dodatkowym powodem do zmartwień może być nakaz wprowadzenia zmian wewnątrz grupy. Ludzie słyną z tego, że nie lubią zmian i przeważnie starsi pracownicy boją się nowości. Jest kilka cech na które powinien zwrócić uwagę kierownik, są to obawy ludzi:
- przed zakłóceniem rytmu i przyzwyczajeń
- lęk przed niepowodzeniem
- niejasność celu
- niewspółmierność zmian do wysiłku w to włożonego
- zmiana niesie za sobą czyjąś stratę
- tradycja jest hamulcem do przeprowadzenia zmian Aby wprowadzić zmiany kierownik powinien dokładnie przeanalizować sytuację uwzględniając byt pracowników oraz dobro wykonanej pracy.
Poniżej zamieszczono kilka pytań, które pozwolą podjąć trudną decyzję:
- Czy planowana zmiana będzie korzystna dla podwładnych?
- Czy jest zgodna z zasadami funkcjonowania grupy?
- Czy jest jasno i konkretnie zdefiniowana?
- Czy możliwe jest przetestowanie zmian przed jej pełnym wprowadzeniem?
- Czy są przeznaczone na to środki finansowe?
- Czy zmiana jest odwracalna?
- Czy jest to kolejny krok w rozwoju przedsiębiorstwa?
- Czy wprowadzone zmiany przyniosą korzyści?
- Czy jest to odpowiednia pora na przeprowadzanie zmian?
Jeśli na większość pytań jest pozytywna odpowiedź to znaczy, że nowy projekt nie zniszczy grupy i praca będzie wykonywana w sposób właściwy.
[1] B. Dobek – Ostrowska, Współczesne systemy komunikowania, wyd. Uniwersytetu Wrocławskiego, 1998.